送別会の案内するときの書き方とは?文例やマナーについて提案


春になると退職する方の送別会を開きますが、幹事を任されると手配が大変ですよね。

その中でも案内を考えないといけない場合はどういう内容にすると伝わるのか悩みますよね。

そこで、送別会の案内の書き方と文例、マナーについて確認しましょう。

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送別会の案内の書き方は?

退職者の氏名、部署、課は見る人が分かるように、労いの言葉やお世話になったお礼の言葉を書きましょう。

退職する方の役職がある場合は書くと丁寧です。

日時、場所、電話番号、会費、幹事の連絡先は箇条書きで詳しく書いてください。

仕事終了後に行う予定でいる場合は、仕事終わりの1時間後に集合してもらうように設定すると待ち時間なく始められます。

また、文面が長くなると見にくくなるので、詳細は別に載せると分かりやすいです。

会費はコースだと決められたものがくるので飲み放題もコースに含めるといいでしょう。

その際には男性はお酒を飲む方が多いですから1000~2000円高めに設定すると女性は参加しやすいです。

コースの場合は支払いが事前に済ませられますから集金期限を決めておくといいですね。

花束代や贈答品代なども含む予定があるなら、金額設定は高めにすると2次会を予定しているなら余った分は2次会代に回せられます。

出席の返事は口頭の場合は忘れてしまうことがあるので、メールで返信してもらうと確実です。

出欠確認や集金の際は都度幹事に連絡がいくように、必ず幹事の名前と電話番号、メールアドレスを載せてください。

お店は予約するにあたって、予約した人の名前や会社名(又は部署名)を記載しておくと参加者は当日お店の人に伝えやすいです。

送別会の案内の文例は?

案内の際の文例はこのような感じにすると分かりやすいです。

はじめに、左端に回覧、右端に平成〇〇年〇月〇日を記載。
2行目に〇〇部又は〇〇課の皆さんや各位、上司なら〇〇様と回覧の下に記載。

題名は、送別会のご案内や〇〇〇〇さんの送別会のご案内と記載。

以下文章です。

皆さん毎日お仕事お疲れ様です。幹事の〇〇課の〇〇〇〇です。
このたび、〇〇部〇〇課の〇〇〇〇さんが〇月〇日をもちまして退職することとなりました。
人生の先輩として長年、私達を指導し支えて下さったことに深く感謝し、送別会を行いたいと思います。
皆さんご多忙かと思いますが、是非ともご参加いただけましたら幸いです。

続いて、真ん中に記を、その下に詳細を記載。

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1.日時 平成〇〇年〇月〇日(〇曜日) 午後〇時〇分~又は〇〇時~
2.場所及び店名 〇〇〇〇(ビル内なら、〇〇ビル〇階の〇〇店) 場所は下記URL又は地図を参照
URL:http://www.00./又は地図:画像添付 (場所の下に添付)
3.住所 〇〇市〇〇00-0000(地図内に載っていれば記載なし)
4.電話番号 000-000-0000
※お店には〇〇課の〇〇と予約してます

5.会費 男性6000円/女性5000円前後 (花束代・贈答品代含む)
6.幹事連絡先 携帯番号:000-0000-0000 mail:0000@00000.ne.jp (内線00番)

なお、出欠につきましては〇月〇日までに幹事〇〇課の〇〇まで連絡くださいますようお願い申し上げます。
会費につきましては当日にご持参ください。

出欠の際のメール返信は次のように書いてください。

なお、出欠につきましては〇月〇日までに必要事項を記載の上、下記のアドレスまで返信ください。

件名は、送別会出席連絡について
内容は、出席【  】/欠席【  】(どちらか〇印をご記入ください)、部署又は課と名前【〇〇部(課)〇〇〇〇】

返信先のアドレス:0000@00000.ne.jp (幹事〇〇課〇〇)

ちなみに、6の連絡先は出欠確認を仕事の合間にすることもありますから内線も載せてあると尚丁寧です。

送別会の案内の際のマナーは?

出欠席の返信はスケジュール調整をしてもらうことを考えて、送別会の案内は遅くても半月以上~2週間前までには伝えるようにしましょう。

案内状や案内メールを送る際には長く書くと伝わらないので簡潔に書き、読んだ人が分かるようにしましょう。

特に上司は宛名を上司の名前で書いた方が丁寧です。

退職者は招待する人ですから案内文ではなくて招待文として作成して、退職者の名前は間違いがあると失礼ですから正確に書いてください。

日時を決める際は退職日にして、案内を出す前に退職者本人に確認を取りましょう。

日時、お店の場所などは間違いのないように作成してください。

万が一、メール連絡又は直接紙を渡してから間違いに気づいた場合はもう一度作成しなければなりません。

受け取る人にも迷惑をかけてしまうので正確に書きましょう。

場所が会社の近くなら分かる人もいますが、市街や隣町などの場所は知らない人が多いです。

お店の名前と画像、URLがあるなら記載し、地図も載せておくと分かりやすいので参加する人はそこへ迷わずに行けます。

特に分かりにくい場所は目印を記載しておくと分かりやすいです。

まとめ

案内を出す場合、長文にならないように要点を分かりやすく記載することでスムーズに伝えられます。

作成は早めに行い余裕を持って伝えましょう。

ちなみに、贈答品や花束などの金額を含む場合、どの位の予算があるといいのかこちらの記事を参考にしてみてください。

⇒男性60代の贈答品の予算については、こちら⇒女性60代の贈答品の予算については、こちら

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