確定申告でレシートを出す際によく起こるのが文字が消えてしまうことがありますよね。
仕舞っておいたのにいざ提出しようと見ると消えてることがあるので、その際にはどうしたらいいのか悩みますよね。
そこで、申告日まで保管や保存、そして管理で良い状態にする方法をご紹介します。
確定申告で使うレシートの保管は？
レシートの文字は日が経つと色あせてしまうので、申告日までは箱やファイルへ入れて引き出しや押入れ、クローゼットなどの暗い場所に入れて保管しましょう。
レシートの印字は出さない限り薄くなることはありませんから、出すのは月に1度か2,3カ月毎で構いません。
治療に通ったり治療用の物を買った場合はそのレシートを仕舞うために都度引き出しを出しますが、日に当てないようにササっと入れるようにあらかじめ入れる場所を決めておきましょう。
私は子供がいたずらしないように押入れに医療関連のファイルを置いてて、レシートはそこに毎回入れてます。
レシートをまとめるのは気づいたときにしてるので短時間で済んでます。
必要に応じてレシートのコピーも取り、一緒に留めておけば万が一消えてもコピーが残ってるので確認しやすいです。
レシートは消えてしまったり失くすと控除されないので、必ずコピーと一緒にまとめて留めてしっかり保管しましょう。
急いでる場合は適当になりがちで慌てて引き出しなどに仕舞うので後々探すことがあります。
必ず二重確認をして防ぐようにすると後々出すときにすぐに見つかってより安心です。
確定申告で使うレシートの保存方法は？
手軽な方法には、レシートを内側に折って裏側へ日付と場所名を書いてひとまとめにすることです。
多いものは月毎に輪ゴムやクリップ、ホチキスなどで留めておくと簡単で、留めた後は透明の袋に入れて袋にも目印を書くとすぐに見つかります。
最初は手間かもしれませんが、まとめて書くことを考えると時間短縮につながります。
確実に保存を行う方法の一つとして、携帯電話やスマートフォンによるデータ化をすることです。
カメラ機能やカメラアプリを使ってレシートを貰ったときや空いてる時間に撮ってください。
このときに一工夫として日付と場所名は分かるように撮り、場所毎に作成したファイルを作ってそこに入れておくと見つけやすいです。
レシートは毎回撮り、携帯などに入ってるSDカードのデータが一杯になったら新しいカードへ同じように入れていきましょう。
カードは忘れないようにカード専用ケースへ入れてデータ名をカードとケースの両方に書くと忘れずにすんで安心です。
ちなみに、普段撮ってる写真とごちゃ混ぜにすると後々まとめるときに面倒で大変なので、専用カードを用意して専用カードを作っておくと分かりやすいです。
カードに入ったデータは消えることはないですけど、万が一失くした場合を考えるとパソコンにも移すとより確実なので、毎回ではなくて半月や1カ月などやりやすいように移してください。
確定申告のレシートを管理するには？
レシートは一つの箱に入れておくと溜まってきて溢れてしまうので、ノートに1枚ずつ貼り付けるか封筒やファイルへ入れて管理しましょう。
ノートの場合は1枚ずつでも1人ずつ分けて貼ってもいいですし場所毎でも構わないので、自分が見やすいように上から順番に貼っていきます。
レシートが長い場合は、内側へ半分に折ってから下を半分に折るとスペースを取らずにすみます。
貼るときは真ん中に貼ると見づらいですから、右側か左側に寄せて都度隣へ貼るようにしてください。
このレシートの下に貼る場合は、下の部分に隠れないように少しだけ下へズラして貼ると分かります。
レシート同士は間が開き過ぎるとページをたくさん使い開くのも大変ですから、貼るスペースが減るためになるべく寄せるようにして横に3枚貼れるように心掛けてください。
小さいレシートは貼り過ぎると見づらくなるので、私は3枚で抑えて都度下に貼ってます。
封筒やファイルは場所で分けてまとめて留めて、行く回数が多いと留めるのも大変なので25〜30枚を目安に分けましょう。
私は幅が同じもののレシートにすると取るのも楽なので、大きい物と小さい物に分けてファイルへ入れてます。
小さいレシートは取り出すのが大変ですがまとめて入れておくと楽に取れます。
入れるときには余裕を持たせて入れ過ぎた場合は新しい物を用意しましょう。
付箋や箱、ファイルには場所名を書くと万が一そのまま貼ってあったり入れてあるか忘れてもすぐに判断でき、一手間ありますが後々を考えると管理しやすいです。
まとめ
印字が消えないように予め暗い場所に入れたり、データ化やコピーをして分かりやすいように管理しておけば申告日に慌てずにすみます。
やり方は色々ありますが、自分がやりやすい方法を取り入れてみて下さい。
